زمانی که SCIENCE Technical Certification Inc. درخواست های سندی را از موسسات و سازمان هایی دریافت می کند که سیستم های مدیریتی مختلفی را راه اندازی و اجرا می کنند، مطالعات صدور گواهی را آغاز می کند. این مطالعات روند خاصی را دنبال می کنند. اگرچه سیستم مدیریت شامل موضوعات مختلفی است، اما مسیر کلی که باید طی شود یکسان است.
مراحل یک فرایند صدور گواهینامه می تواند به شرح زیر توضیح داده شود.
دریافت درخواست صدور گواهینامه
اولین قدمی که یک سازمان برای دریافت گواهی انجام می دهد پر کردن فرم درخواست به طور کامل و کامل است. SCIENCE با دریافت این فرم، بررسی های لازم را انجام داده و در صورت صلاحدید، پروپوزال صدور گواهینامه را تهیه و به سازمان ارائه می کند. همچنین اطلاعاتی در مورد کار صدور گواهینامه که باید با پیشنهاد انجام شود را ارائه می دهد.
در صورت تصویب این پیشنهاد توسط سازمان ، قرارداد منعقد می شود. با امضای این قرارداد روند صدور گواهینامه آغاز می شود.
SCIENCE در این مرحله یک حسابرس منصوب می کند و برنامه ریزی حسابرسی توسط حسابرس انجام می شود.
بررسی اولیه اسناد
در این مرحله مؤسسه یا سازمان درخواست کننده گواهی باید کلیه مدارک تهیه شده در حین استقرار سیستم مدیریت مربوطه را برای بررسی های اولیه توسط SCIENCE باز کند. این اسناد که به دفتر SCIENCE می رسد توسط حسابرس منصوب از نظر انطباق با استاندارد مربوطه بررسی می شود. در صورت مشاهده عدم انطباق در این مدت، این موارد به منظور رفع نواقص یا اصلاح اشتباهات به موسسه یا سازمان درخواست کننده سند گزارش می شود.
ناسازگاری شناسایی باید قبل از بازرسی در زمین تصحیح شود. ممیزی گواهی نمی تواند بدون این شروع شود. بعد از عدم انطباق، اسناد تجدیدنظر شده دوباره به حسابرسان ارسال می شود. اگر حسابرس از تدارکات متقاعد نشده باشد، ممکن است در این مرحله از موسسه یا سازمان بازدید نماید.
کار قبل از بازرسی
پس از تکمیل بررسی اولیه مستندات، در صورت درخواست می توان یک مطالعه حسابرسی اولیه در سازمان سازماندهی کرد. در این مورد، SCIENCE یک حسابرس اصلی را منصوب می کند و یک حسابرسی اولیه کوتاه انجام می دهد. کار پیش ممیزی فقط در مطالعات گواهینامه سیستم مدیریت محیط زیست اجباری است. جدا از آن، کاملاً به اراده سازمان بستگی دارد. در این بین، کار حسابرسی اولیه ممکن است نتیجه مثبتی داشته باشد، اما این بدان معنا نیست که کار صدور گواهینامه نیز مثبت خواهد بود.
ممیزی گواهینامه
SCIENCE این کار را مستقیماً در دفاتر، تأسیسات، در مناطق کوتاه مدت مؤسسه یا سازمان درخواست کننده سند انجام می دهد. در این ممیزی ها که توسط یک حسابرس اصلی و تعداد کافی حسابرس انجام می شود، با انجام کنترل های لازم و مصاحبه با کارکنان، میزان تناسب فعالیت ها با الزامات استاندارد مشاهده می شود. در صورت مشاهده عدم انطباق‌هایی که بر عملکرد سیستم مربوطه تأثیر می‌گذارد، در جریان ممیزی‌ها، پیگیری می‌شود.
گزارشی که در پایان این فعالیت تهیه می شود به SCIENCE ارائه می شود. ساینس گزارش حسابرس را دریافت می کند و روی آن کار می کند و اگر متقاعد شود که سازمان مطابق استاندارد عمل می کند و مستحق سند است، سند مربوطه را صادر و به سازمان تحویل می دهد.
بازرسی های نظارتی
SCIENCE حداقل سالی یک بار ممیزی نظارتی را انجام می دهد تا بررسی کند که فعالیت های مطابق با استاندارد ادامه دارد و از تداوم و کارایی سیستم حتی پس از ارائه گواهی به سازمان ها اطمینان حاصل می شود.