La durée de validité des documents remis aux institutions et organisations concernant les systèmes de management est généralement de trois ans. Après trois ans, la validité du document prend fin et doit être renouvelée. Toutefois, au cours de cette période au moins une fois par an, des audits intermédiaires sont effectués pour assurer la continuité et la continuité du système.
Lors de ces inspections intermédiaires ou lors du renouvellement du document à la fin de la période, les auditeurs de TÜRCERT peuvent identifier des non-conformités. Cela peut entraîner la suspension du document ou son annulation.
Suspension de document
Si les situations suivantes sont identifiées lors des audits, le document peut être suspendu, à condition qu'il ne dépasse pas six mois:
- Le détenteur du document a violé dans la mesure où il n’exige pas la révocation du document.
- En ce qui concerne le produit ou le service couvert par le système de gestion pertinent, il a été déterminé que les réglementations légales applicables n’ont pas été respectées, à l’exception de la norme correspondante.
- Si les audits sont jugés gravement inappropriés par rapport à la norme.
- Non-conformités mineures ou majeures identifiées, si elles ne sont pas résolues dans les délais requis.
- Si la production ou les services ont été arrêtés pour des raisons telles que grève, lock-out, restructuration, congestion de matières premières, non-prise de commande, catastrophes naturelles ou changement d'adresse pour des raisons telles que la cessation d'activité ou des situations similaires.
- Si l'institution ou l'organisation qui a publié le document tente constamment de reporter les audits de surveillance.
- Si les règles de certification spécifiées par TÜRCERT ne sont pas suivies.
- Si le document et le logo ne sont pas utilisés correctement.
- Les frais de document ou d’audit ne sont pas payés par le titulaire ou l’institution.
- Enfin, l'institution ou l'organisation a demandé la suspension du document pour une raison autre que ces raisons.
Le comité de certification doit prendre sa décision de suspendre le document. Si TÜRCERT le juge nécessaire, il peut prolonger le délai de suspension de trois mois au maximum. Les documents suspendus sont considérés comme nuls.
L'inspection sur place est effectuée lorsque TÜRCERT est avisé par l'institution que les non-conformités sont supprimées et que la suspension est supprimée si les observations sont positives. L'étendue, la forme et la durée de l'audit à effectuer sont déterminés en fonction du motif de la suspension du document. Si les motifs de la suspension persistent, le document est annulé.
Annuler le document
Vous pouvez décider de révoquer le document si:
- L’organisation n’accorde pas d’autorisation d’audit à TÜRCERT à la fin de la période de suspension.
- L'organisation n'accepte pas les raisons de la suspension et n'élimine pas ces raisons.
- L'organisation fournit des informations manquantes et incorrectes lors des audits.
- La non-conformité de l'organisation dans le délai imparti et les motifs de la suspension sont maintenus.
- L'organisation utilise le document dans différentes zones du produit ou du service spécifié.
- Utilisation trompeuse et déloyale du document.
- L'organisation a falsifié des documents et des annexes.
- L'organisation ne traite pas le document et ne change pas de personnalité juridique.
- La faillite de l'organisation ou la fin de ses activités en vertu du document.
- L'organisation n'autorise pas les audits de surveillance annuels.
- Déterminer que l'organisation a complètement perdu sa conformité avec le système de gestion pertinent.
- Les frais de document ou d’audit n’ont pas été payés par l’institution ou l’organisation.
- Enfin, si pour une raison quelconque, l’annulation du document est demandée par l’institution ou l’organisation.
Lorsque le document est annulé, l'organisation doit supprimer le logo de toute correspondance et de tout matériel promotionnel dans un délai d'un mois. Dans le cas contraire, TÜRCERT peut demander des voies de droit et exiger la suppression de tout dommage matériel ou moral.