Ketika SCIENCE Technical Certification Inc. menerima permintaan dokumen dari institusi dan organisasi yang menyiapkan dan mengoperasikan berbagai sistem manajemen, studi sertifikasi akan dimulai. Studi-studi ini mengikuti proses tertentu. Meskipun sistem manajemen mencakup masalah yang berbeda, jalur umum yang harus diikuti adalah sama.
Langkah-langkah proses sertifikasi dapat dijelaskan sebagai berikut.
Menerima permintaan sertifikasi
Langkah pertama yang akan dilakukan organisasi untuk mendapatkan sertifikat adalah dengan mengisi Formulir Aplikasi secara lengkap dan lengkap. Ketika SCIENCE menerima formulir ini, SCIENCE melakukan pemeriksaan yang diperlukan dan, jika dirasa sesuai, menyiapkan proposal sertifikasi dan menyerahkannya ke organisasi. Ini juga memberikan informasi tentang pekerjaan sertifikasi yang harus dilakukan dengan tawaran tersebut.
Jika proposal disetujui oleh organisasi, kontrak dibuat. Dengan penandatanganan kontrak ini, proses sertifikasi dimulai.
SCIENCE menunjuk seorang auditor pada tahap ini dan perencanaan audit dibuat oleh auditor.
Tinjauan awal dokumentasi
Pada tahap ini, lembaga atau organisasi yang meminta sertifikasi harus membuka semua dokumen yang disiapkan selama penetapan sistem manajemen yang relevan untuk ujian pendahuluan oleh SCIENCE. Dokumen-dokumen ini mencapai kantor SCIENCE diperiksa oleh auditor yang ditunjuk untuk memenuhi standar yang relevan. Jika ada ketidaksesuaian yang terdeteksi selama periode ini, hal ini dilaporkan ke institusi atau organisasi yang meminta dokumen dengan tujuan menghilangkan kekurangan atau memperbaiki kesalahan.
Ketidaksesuaian yang teridentifikasi harus diperbaiki sebelum inspeksi lapangan. Audit sertifikasi tidak dapat dimulai tanpa ini. Setelah ketidaksesuaian dihilangkan, dokumen yang akan direvisi dikirim ke auditor lagi. Jika auditor tidak yakin dengan pengaturan yang dibuat, ia dapat mengunjungi lembaga atau organisasi pada tahap ini.
Pekerjaan pra-inspeksi
Setelah tinjauan pendahuluan atas dokumentasi selesai, studi audit pendahuluan dapat diselenggarakan di organisasi jika diminta. Dalam hal ini, SCIENCE menunjuk auditor utama dan melakukan audit pendahuluan singkat. Pekerjaan pra-audit hanya wajib dalam studi sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan. Selain itu, itu sepenuhnya tergantung pada keinginan organisasi. Sementara itu, pekerjaan audit pendahuluan dapat memberikan hasil yang positif, tetapi ini tidak berarti bahwa pekerjaan sertifikasi juga akan positif.
Audit sertifikasi
ILMU melakukan pekerjaan ini secara langsung di kantor, fasilitas, di wilayah kerja singkat lembaga atau organisasi yang meminta dokumen. Dalam audit yang dilakukan oleh auditor utama dan auditor dalam jumlah yang cukup, diamati seberapa sesuai aktivitas dengan persyaratan standar dengan membuat kontrol yang diperlukan dan mewawancarai karyawan. Jika ketidaksesuaian yang mempengaruhi pengoperasian sistem yang relevan terdeteksi selama audit, mereka ditindaklanjuti.
Laporan yang akan disusun pada akhir kegiatan ini diserahkan kepada SCIENCE. ILMU menerima laporan auditor dan mengerjakannya, dan jika yakin bahwa organisasi beroperasi sesuai dengan standar dan layak menerima dokumen, itu mengeluarkan dokumen yang relevan dan mengirimkannya ke organisasi.
Inspeksi pengawasan
SCIENCE melakukan audit pengawasan setidaknya sekali setahun untuk memeriksa bahwa kegiatan yang sesuai dengan standar terus berlanjut dan bahwa kelangsungan dan efisiensi sistem dipastikan bahkan setelah sertifikat diberikan kepada organisasi.