სამეთვალყურეო სისტემებთან დაკავშირებული დაწესებულებებისა და ორგანიზაციებისთვის გადაცემული დოკუმენტების ნამდვილობის ვადაა სამი წელი. სამი წლის შემდეგ, დოკუმენტის მოქმედების ვადა ამოიწურება და განახლდება. თუმცა, ამ პერიოდში წელიწადში ერთხელ მაინც, დროებითი აუდიტის ჩატარება ხდება სისტემის უწყვეტობისა და უწყვეტობის უზრუნველსაყოფად.
ამ შუალედური ინსპექტირებისას ან დოკუმენტის განახლების პერიოდში, ბოლო პერიოდის განმავლობაში, აუდიტორებმა შესაძლოა გარკვეული შეუსაბამობები აღმოაჩინონ. ეს შეიძლება გამოიწვიოს დოკუმენტი შეჩერდეს ან გაუქმდეს დოკუმენტი.
დოკუმენტის შეჩერება
თუ აუდიტის დროს გამოვლინდა შემდეგი გარემოებები, დოკუმენტი შეიძლება შეჩერდეს, იმ პირობით, რომ იგი არ უნდა აღემატებოდეს ექვს თვეში:
- დოკუმენტის მფლობელმა დაარღვია იმ ზომით, რომ იგი არ მოითხოვს დოკუმენტის გაუქმებას.
- შესაბამისი მენეჯმენტის სისტემის მიერ შემუშავებული პროდუქტისა და მომსახურების მიმართ, განისაზღვრა, რომ შესაბამისი სამართლებრივი ნორმები არ შეესაბამება შესაბამის სტანდარტს.
- თუ აუდიტი სტანდარტისთვის შეუსაბამო აღმოჩნდება.
- იდენტიფიცირებული არასრულწლოვანი ან ძირითადი არასრულწლოვნები, თუ საჭირო ვადა არ არის გათვალისწინებული.
- თუ პროდუქცია ან მომსახურება შეჩერებულია მიზეზების გამო, როგორიცაა გაფიცვა, ლოკაუტი, რესტრუქტურიზაცია, ნედლეული შეშუპება, არ შედის ბრძანებები, ბუნებრივი კატასტროფები ან შეცვლის მისამართი, როგორიცაა საქმიანობის შეწყვეტა ან მსგავსი სიტუაციები.
- თუ დაწესებულების ან ორგანიზაცია, რომელიც დოკუმენტის გაცემას მუდმივად ცდილობს, გადახედოს სათვალთვალო აუდიტს.
- თუ TÜRCERT- ის მიერ განსაზღვრული სერტიფიცირების წესები არ მოყვება.
- თუ დოკუმენტი და ლოგო გამოიყენება არასწორად.
- დოკუმენტი ან აუდიტის საფასური არ არის გადახდილი მფლობელი ან დაწესებულება.
- დაბოლოს, დოკუმენტის შეჩერება რაიმე მიზეზით სხვა მიზეზით გარდა მოითხოვა დაწესებულების ან ორგანიზაციის მიერ.
სერტიფიკაციის კომიტეტი გასცემს გადაწყვეტილებას დოკუმენტის შეჩერების შესახებ. თუ TÜRCERT აუცილებლად მიიჩნევს, მას შეუძლია გააუქმოს საანგარიშო პერიოდი მაქსიმუმ სამი თვის განმავლობაში. შეჩერებული დოკუმენტები არასწორია.
ადგილზე ინსპექტირება ხორციელდება იმ შემთხვევაში, როდესაც TÜRCERT ეცნობება იმ დაწესებულებას, სადაც არარეალიზება ხდება და შეჩერდება თუ დაკვირვება დადებითია. დოკუმენტის შეჩერების მიზეზით განისაზღვრება აუდიტის ჩატარების ფარგლები, ფორმა და ხანგრძლივობა. თუ შეჩერების მიზეზები გაგრძელდება, დოკუმენტის გაუქმება ხდება.
დოკუმენტის გაუქმება
დოკუმენტის გაუქმების შემთხვევაში შეიძლება:
- ორგანიზაცია არ აძლევს TÜRCERT აუდიტის ნებართვას საანგარიშო პერიოდის ბოლოს.
- ორგანიზაცია არ იღებს შეჩერების მიზეზებს და არ გამორიცხავს ამ მიზეზებს.
- ორგანიზაცია უზრუნველყოფს აუდიტის დროს დაკარგული და არასწორი ინფორმაციის მიღებას.
- გაგრძელდება ორგანიზაციის შეუსრულებლობა მოცემულ პერიოდში და შეჩერების მიზეზები.
- ორგანიზაცია იყენებს კონკრეტულ პროდუქტს ან მომსახურებას სხვადასხვა სფეროში.
- დოკუმენტის შეცდომაში შეყვანა და უსამართლო გამოყენება.
- ორგანიზაციამ დოკუმენტები და დანართები გაანადგურა.
- ორგანიზაცია არ მიმართავს დოკუმენტს ან შეცვალოს თავისი იურიდიული პიროვნება.
- ორგანიზაციის გაკოტრების ან მისი საქმიანობის დასრულება დოკუმენტში.
- ორგანიზაცია არ აძლევს ყოველწლიურ სათვალთვალო აუდიტს.
- იმის დასადგენად, რომ ორგანიზაციამ მთლიანად დაკარგა შესაბამისი შესაბამისობის მართვის სისტემა.
- დოკუმენტი ან აუდიტის საფასური არ გადაიხადა დაწესებულება ან ორგანიზაცია.
- დაბოლოს, თუ რაიმე მიზეზით დოკუმენტის გაუქმება მოითხოვება დაწესებულების ან ორგანიზაციის მიერ.
დოკუმენტის გაუქმების შემთხვევაში, ორგანიზაციამ უნდა ჩამოიშოროს ლოგო მთელი მიმოწერისა და სარეკლამო მასალისგან ერთი თვის განმავლობაში. წინააღმდეგ შემთხვევაში, TÜRCERT შეუძლია მიმართოს სამართლებრივი დაცვის საშუალებებს და მოითხოვოს მორალური და არამატერიალური ზიანის მოხსნა.