De geldigheidsperiode van de documenten die aan de instellingen en organisaties worden verstrekt met betrekking tot de managementsystemen is over het algemeen drie jaar. Het certificaat vervalt na drie jaar en moet worden vernieuwd. Tijdens deze periode, ten minste eenmaal per jaar, worden tussentijdse audits uitgevoerd om de continuïteit en continuïteit van het systeem te waarborgen.
Tijdens deze tussentijdse audits of aan het einde van de verlengingsperiode van het document kunnen TURCERT-auditors bepaalde afwijkingen vaststellen. Hierdoor kan het uitgegeven document worden opgeschort of geannuleerd.
Opschorting van het document
Als tijdens de inspecties de volgende situaties worden vastgesteld, kan het certificaat worden opgeschort, op voorwaarde dat de termijn niet meer dan zes maanden bedraagt:
- Indien de instelling of organisatie die de certificaathouder heeft zijn essentiële verplichtingen heeft geschonden voor zover het geen annulering van het certificaat vereist.
- Als wordt vastgesteld dat de wettelijke voorschriften waaraan moet worden voldaan met betrekking tot het product of de dienst binnen de reikwijdte van het relevante beheersysteem niet worden nageleefd.
- In geval van een ernstige afwijking van de norm tijdens de inspecties.
- Als kleine of grote niet-conformiteiten niet binnen de vereiste tijdslimieten zijn verholpen.
- Als productie of services zijn opgeschort door de certificaathouder of organisatie om redenen zoals stakingen, uitsluitingen, herstructurering, tekort aan grondstoffen, het niet ontvangen van bestellingen, natuurrampen of adreswijzigingen of vanwege soortgelijke situaties.
- De instelling of organisatie voor certificaathouders probeert constant surveillance-audits uit te stellen.
- Als de certificeringsregels die zijn opgegeven door TURCERT niet worden gevolgd.
- Als het document en het logo verkeerd worden gebruikt.
- Document- of auditkosten zijn niet betaald door de uitgevende organisatie of organisatie.
- Ten slotte wordt om andere redenen de schorsing van het document aangevraagd door de instelling of organisatie voor de certificaathouder.
De certificatiecommissie besluit het certificaat op te schorten. Indien dit nodig wordt geacht, kan TURCERT de opschortingsperiode met maximaal drie maanden verlengen. Opgeschorte documenten worden als tijdelijk ongeldig beschouwd.
Wanneer TÜRCERT door de organisatie wordt geïnformeerd dat de afwijkingen zijn verdwenen, wordt een inspectie ter plaatse uitgevoerd en als de waarnemingen positief zijn, wordt de opschorting verwijderd. De reikwijdte, vorm en duur van de uit te voeren controle worden bepaald afhankelijk van de reden voor opschorting van het document. Als de opschortingsredenen doorgaan, wordt het document geannuleerd.
Een document annuleren
Er kan worden besloten om het document te annuleren als:
- Aan het einde van de opschortingsperiode geeft de organisatie TÜRCERT geen toestemming om te controleren.
- De organisatie aanvaardt de gronden voor opschorting niet en heft deze niet op.
- De organisatie verstrekt onvolledige en misleidende informatie tijdens audits.
- De organisatie verwijdert de tekortkomingen niet binnen de gegeven periode en de redenen voor de opschorting gaan door.
- De organisatie gebruikt het document op andere gebieden dan het product of de service die in de scope is gespecificeerd.
- Misleidend en oneerlijk gebruik van het document.
- De organisatie heeft documenten en bijlagen vervalst.
- Falen van de organisatie om de show of verandering van rechtspersoon aan te pakken.
- Het faillissement van de organisatie of beëindiging van haar activiteiten onder het document.
- De organisatie staat geen jaarlijkse surveillance-audits toe.
- Bij surveillance-audits is vastgesteld dat de organisatie volledig is verloren gegaan aan de naleving van het relevante managementsysteem.
- Document- of auditkosten zijn niet betaald door de uitgevende instelling of organisatie.
- Ten slotte, als om een andere reden dan deze reden, het certificaat is aangevraagd door de houder of instelling om het document te annuleren.
Wanneer het certificaat wordt geannuleerd, moet de organisatie het logo binnen een maand uit alle correspondentie en promotiemateriaal verwijderen. Anders kan TÜRCERT rechtsbijstand aanvragen en de verwijdering van materiële en morele schade eisen.