Wanneer SCIENCE Technical Certification Inc. documentverzoeken ontvangt van instellingen en organisaties die verschillende managementsystemen opzetten en exploiteren, initieert het certificeringsonderzoeken. Deze onderzoeken volgen een bepaald proces. Hoewel het managementsysteem verschillende onderwerpen omvat, is het algemene te volgen pad hetzelfde.

De stappen van een certificeringsproces kunnen als volgt worden uitgelegd.

Certificaataanvraag ontvangen

De eerste stap die een organisatie zal zetten om een ​​certificaat te verkrijgen, is het volledig en volledig invullen van het Aanvraagformulier. Wanneer SCIENCE dit formulier ontvangt, voert het de nodige onderzoeken uit en stelt het, indien nodig, het certificeringsvoorstel op en legt het voor aan de organisatie. Het geeft ook informatie over de certificeringswerkzaamheden die met het aanbod moeten worden gedaan.

Als het voorstel door de organisatie is goedgekeurd, wordt een contract opgesteld. Met de ondertekening van dit contract begint het certificeringsproces.

SCIENCE benoemt in dit stadium een ​​auditor en de auditplanning wordt gemaakt door de auditor.

Voorlopige beoordeling van de documentatie

In dit stadium moet de instelling of organisatie die certificering aanvraagt, alle documenten openen die zijn opgesteld tijdens het opzetten van het relevante managementsysteem voor voorbereidende onderzoeken door SCIENCE. Deze documenten die het kantoor van SCIENCE bereiken, worden door de aangestelde auditor onderzocht op overeenstemming met de relevante norm. Als er in deze periode non-conformiteiten worden geconstateerd, worden deze gemeld aan de instelling of organisatie die het document opvraagt ​​met als doel de tekortkomingen op te heffen of de fouten te corrigeren.

De geconstateerde non-conformiteiten moeten vóór de veldinspectie worden gecorrigeerd. Certificeringsaudit kan zonder dit niet starten. Nadat de tekortkomingen zijn weggenomen, worden de te wijzigen documenten opnieuw naar de accountant verzonden. Als de auditor niet overtuigd is van de gemaakte afspraken, kan hij of zij de instelling of organisatie in dit stadium bezoeken.

Inspectiewerkzaamheden

Nadat het vooronderzoek op de documentatie is afgerond, kan op verzoek een vooronderzoek in de organisatie worden georganiseerd. In dit geval stelt SCIENCE een hoofdauditor aan en voert een korte vooraudit uit. Pre-auditwerkzaamheden zijn alleen verplicht in certificeringsstudies van het milieubeheersysteem. Verder hangt het volledig af van de wil van de organisatie. Ondertussen kunnen de voorbereidende auditwerkzaamheden resulteren in een positief resultaat, maar dit betekent niet dat de certificeringswerkzaamheden ook positief zullen zijn.

Certificatie audit

SCIENCE voert dit werk rechtstreeks uit in de kantoren, faciliteiten, in korte werkgebieden van de instelling of organisatie die het document aanvraagt. Bij deze audits, uitgevoerd door een lead auditor en een voldoende aantal auditors, wordt geobserveerd hoe passend de activiteiten zijn met de eisen van de norm door de nodige controles uit te voeren en de werknemers te interviewen. Indien tijdens de audits afwijkingen worden geconstateerd die de werking van het betreffende systeem beïnvloeden, worden deze opgevolgd.

Het verslag dat aan het einde van deze activiteit moet worden opgesteld, wordt ingediend bij SCIENCE. SCIENCE ontvangt de accountantsverklaring en werkt deze uit, en als zij ervan overtuigd is dat de organisatie volgens de norm opereert en het document verdient, geeft zij het betreffende document af en bezorgt het aan de organisatie.

Toezichtinspecties

SCIENCE voert minimaal één keer per jaar surveillance-audits uit om te controleren of de activiteiten volgens de norm worden voortgezet en dat de continuïteit en efficiëntie van het systeem ook na afgifte van het certificaat aan de organisaties is gewaarborgd.