Trong cấu trúc tiêu chuẩn của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, tiêu đề thứ bảy được xác định là hiện thực hóa dịch vụ. Mục thứ hai của phần này có tiêu đề các quy trình liên quan đến khách hàng và nó bao gồm ba chủ đề khác nhau:
- Xác định các điều kiện liên quan đến dịch vụ
- Xem xét các điều kiện liên quan đến dịch vụ
- Liên hệ với khách hàng
Việc xem xét các điều kiện kết nối với dịch vụ về cơ bản đòi hỏi các hoạt động sau:
- Liệu các điều kiện liên quan đến sản phẩm được xác định đầy đủ
- Cho dù có sự khác biệt về các điều khoản của thỏa thuận với khách hàng ngay từ đầu
- Liệu công ty có khả năng đáp ứng yêu cầu hay không
Công ty phải xem xét và đảm bảo một số điểm nhất định trước khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, thậm chí trước khi chấp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và thực hiện hợp đồng.
Trước hết, không nên do dự trong định nghĩa và điều kiện của hàng hóa hoặc dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Các điều kiện của sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng cần được kiểm tra kỹ lưỡng và phải quyết định xem hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp có đáp ứng các yêu cầu này hay không. Những điều kiện này cũng nên được ghi lại.
Điểm thứ hai cần nhấn mạnh là trong cuộc họp đầu tiên của công ty với khách hàng, cần kiểm tra xem các điều kiện do khách hàng đưa ra tương ứng chính xác với các điều kiện trong đơn đặt hàng chính xác hoặc dự thảo hợp đồng. Nếu có sự khác biệt với thỏa thuận đã được thực hiện, cần đạt được thỏa thuận.
Điểm quan trọng thứ ba trong việc xem xét các điều kiện liên quan đến dịch vụ là tiết lộ một tình huống rủi ro cho công ty. Chức năng bán hàng và tiếp thị và sản xuất của công ty thường là trách nhiệm của các nhà quản lý riêng biệt. Nhưng họ phải luôn phối hợp và biết khả năng của nhau. Liệu các yêu cầu của khách hàng có thể được thực hiện bởi công ty hay không nên được thảo luận với các nhà quản lý có liên quan trước khi hợp đồng được ký kết. Quyết định cuối cùng phải được đưa ra. Mặt khác, công ty không đáp ứng các điều kiện mà nó chấp nhận trong tương lai và chấp nhận rủi ro.
Các hoạt động liên quan đến việc xem xét các điều kiện kết nối với dịch vụ phải được thực hiện bằng văn bản và phải lưu giữ hồ sơ.
Các bước tương tự nên được thực hiện một lần nữa trong trường hợp có bất kỳ yêu cầu thay đổi nào của khách hàng sau khi hợp đồng được ký kết.
ISO 9001 Trong phạm vi các quy trình liên quan đến khách hàng, Nếu bạn muốn có thêm thông tin chi tiết về việc xem xét các điều khoản dịch vụ, công ty chúng tôi Chứng nhận và kiểm soát kỹ thuật của TÜRCERT Xin đừng ngần ngại liên hệ với các nhà quản lý công ty.