Genel anlamı ile belgelendirme hizmetleri, bir kuruluşun, ürettiği mal veya hizmetlerde, önceden belirlenmiş standartlara uygun davrandığının, bağımsız bir kuruluş tarafından tespit edilmesi çalışmasıdır. ISO 9001 Kalite Yönetimi Sistemi belgelendirmesi de bu amaçla yapılmaktadır. Ülkemizde bu şekilde belgelendirme çalışmaları yapan yüzün üzerinde belgelendirme kuruluşu bulunmaktadır. Belgelendirme kuruluşları ISO 9001 belgesini verirlerken, uluslararası ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi standartlarını esas almakta ve kuruluşun bu standardın koşullarını yerine getirip getirmediğini anlamak için denetim çalışmaları yapmakta ve koşulların sağlandığına ikna olurlarsa bu uygunluğu belgeleyen bir sertifika düzenlemektedirler.
Bu denetim çalışmaları, bir kuruluşta ISO 9001 sistemi kurulduktan ve belli bir süre işletildikten sonra yapılmaktadır. Bundan amaç, kurulan sistemin uygulanabilir ve etkin olduğunun saptanabilmesidir.
Denetim işini yapan kişiler, uluslararası geçerli akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları adına çalışan ve uluslararası geçerli denetim yetkisine sahip olan kişilerdir. Denetim yapan kişiler, kuruluştaki süreçleri, prosedürleri ve sistemin gerekli koşullarını tetkik ederler ve bu tetkikler sonucunda tespitlerini yeterli bulurlarsa belgelendirme kuruluşuna, belgelendirme yapılmasını tavsiye eden kararlarını gönderirler.
ISO 9001 belgesini verecek olan kuruluş ilgili belgelendirme kuruluşu olacaktır. Bu kuruluş belgeyi düzenlerken şu konularda ikna olmuş olması gerekiyor:
- Kuruluşun, daha önceden, ISO 9001 standardının istediği koşullara uygun faaliyet gösterdiği
- Kuruluşun, Kalite Yönetim Sistemi ile belirlenmiş olan politika ve hedefleri her zaman gerçekleştirebilecek kapasitede bulunduğu
- Kuruluşun, sistemi etkin bir şekilde uyguladığı
Belgelendirme kuruluşu bu değerlendirmeleri yaparken tamamen bağımsız hareket etmektedir. Bu yüzden de ISO 9001 belgesine sahip bir kuruluş, müşterilerine ve iş yaptıkları diğer kuruluşlara değer yaratmaktadır. Belgelendirme kuruluşu bu belgeyi verirken, sistemin belirlenmiş koşullara uygun olduğu güvencesini, sadece belgeyi alan kuruluşa değil, ilgili bütün taraflara vermiş olmaktadır.
ISO 9001 belgesi, rakiplere, müşterilere, çalışanlara, tedarikçilere ve tüm paydaşlara, standartlara uygun faaliyet gösterildiğinin belgesidir. Yeter ki belgelendirme faaliyetleri, sadece belge alma süreci olarak görülmesin. Yaşayan ve hep iyileştirilecek olan bir sistem olarak görülsün.
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi almak isteyen kuruluşlar, belgelendirme süreci konusunda tereddüt ettikleri konuları, rahatlıkla TURCERT belgelendirme kuruluşu yönetici ve çalışanlarına danışabilirler.