İşletmelerinde Kalite Yönetim Sistemi standartlarını uygulayan bütün firmalar, sistem gereği kullanılacak olan dokümanları hazırlamak, bunları güncel tutmak ve uygulamak zorundadırlar. Bir kısım dokümanlar sistemin, hazırlanmasını gerekli kıldığı dokümanlardır. Örneğin Kalite El Kitabı ve Prosedürler bu kapsamdadır. Bunların hazırlanmasından işletmede görevli kalite yönetim temsilcisi sorumludur. Bir kısım dokümanlar ise, iş süreçleri, uygulama talimatları, formlar ve benzeri dokümanlardır. Bunların hazırlanmasından, o faaliyetin gerçekleştirildiği ünite çalışanları ve yöneticileri sorumludur. Ancak bunlar da işletmede görevli kalite yönetim temsilcisi tarafından kontrol edilmek zorundadır. İşte ISO 9001:2015 Dokümanların Kontrolü Prosedürü, işletme genelinde ihtiyaç duyulan dokümanların ne şekilde hazırlanacağı, nasıl kontrol edileceği, nasıl onaylanacağı, nasıl uygulamaya alınacağı ve nasıl güncelleneceğine yönelik esasları düzenlemektedir.
Kalite yönetim temsilcileri, mevcut dokümanlar üzerindeki kontrollerini üç durumda gerçekleştirirler:
- Faaliyet konuları ile ilgili yasal düzenlemelerde bir değişiklik olmuşsa,
- Kalite Yönetim Sistemi standardında revizyon yapılmışsa,
- Bunlar olmasa bile yılda en az bir defa periyodik olarak
Bu sayılan durumlar dışında, bir de ünitelerin sorumluluğunda olan faaliyetler ile ilgili dokümanlarda bir güncelleme yapıldığında veya yeni bir doküman hazırlandığında, kalite yönetim temsilcilerinin bu dokümanları kontrol etme sorumlulukları bulunmaktadır.
Kalite yönetim temsilcisi bütün dokümanları, ilk hazırlandıkları tarih ve revize edildikleri tarih bilgileri ile birlikte, güncel doküman formuna kaydeder.
Bütün dokümanlar, işletmelerin bilgisayar sistemlerinde, belirlenen yetki seviyelerine uygun şekilde, bütün çalışanlar tarafından erişilebilecek şekilde saklanır.
Bütün dokümanlar kalite yönetim temsilcisi tarafından baştan belirlenen esaslar doğrultusunda kodlanır. Genel olarak prosedürler PR, formlar FR, uygulama talimatları UT, planlar PL şeklinde kodlanır.
Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sırasında başvurulan bir takım dış kaynaklı dokümanlar da bulunmaktadır. Örneğin kanunlar, yönetmelikler ya da resmi duyurular bu kapsamdadır. Bu dokümanlar, genelde internet üzerinden alınır. Ancak içeriklerinin kontrol edilmesi söz konusu değildir.
Güncelliği kalmayan dokümanlar, üzerlerine iptal kaşesi basılarak arşive gönderilir.
ISO 9001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü’nün ne olduğu ve nasıl hazırlanması gerektiği konusunda firmamız TÜRCERT Teknik Kontrol ve Belgelendirme şirketi yönetici ve çalışanları, bilgi vermek için her zaman yanınızdadır.
ISO 9001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü Sayfasının form çıktısı olarak aşağıdaki word belgesine bakabilirsiniz.
ISO 9001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü