İşletmelerinde Kalite Yönetim Sistemi’ni kuran ve uygulayan firmalar, faaliyetlerin sistem gereklerine uygun şekilde yürütüldüğünü ve etkin olarak uygulandığını kanıtlamak amacı ile bir takım kayıtları tutmak zorundadır. ISO 9001:2015 Kayıtların Kontrolü Prosedürü, bu kayıtların tanımlanması, oluşturulması, numaralanması, yayınlanmadan önce kontrol edilmesi, onaylanması, çoğaltılması, ilgili yerlere dağıtılması, revize edilmesi ve muhafaza edilmesini sağlamak üzere hazırlanmaktadır.

İşletmeler, kalite sisteminin prosedürlere uygun olarak gerçekleştirildiğini ve etkili olarak yürütüldüğünü ve üst yönetim tarafından belirlenen kalite hedeflerine ulaşıldığını kanıtlamak amacı ile bu kayıtları tutmaktadır. Bu kayıtlar aynı zamanda işletmenin denetleme süreçlerini de kısaltmaktadır.

Söz konusu prosedür, kalite kayıtlarının toplanmasına, sınıflandırılmasına, ulaşılmasına, dosyalanmasına, korunmasına, bakımının yapılmasına ve gerektiği zaman elden çıkarılmasına yönelik esasları kapsamaktadır.

İşletmeler, kalite sistem raporlarını, prosedürleri, talimatları, iş süreç planlarını, kalite planlarını, iç tetkik kayıtlarını, düzeltici ve önleyici faaliyet kayıtlarını, yönetimin gözden geçirme toplantı kayıtlarını, müşteri şikayet kayıtlarını, satın alma kayıtlarını, tedarikçi değerlendirme raporlarını, tedarikçi sözleşme kayıtlarını, personel izleme kayıtlarını ve daha birçok rapor ve belgeyi kontrollü olarak toplar ve arşivleyerek muhafaza eder.

İş süreçlerine uygun şekilde hazırlanan kayıtların kimler tarafından, ne kadar süre ile ve nerede saklanacağı, kalite kayıtları saklama tablosunda gösterilir.

Kayıtların doğru olarak ve ilgili prosedüre uygun şekilde tutulmasından, değişiklik yapılıyorsa değişiklik tarihinin belirtilmesinden, elle yazılmışsa okunaklı ve temiz olmasından ve ilgili bölüme teslim edilmesinden, kayıtları oluşturan personel sorumludur. Kayıtlar üzerinde değişiklik yapılıyorsa, önceki bilgiler silinmeden üzeri çizilir ve yeni bilgiler, değişiklik tarihi yazılarak kaydededilir.

Kayıtlar, ait oldukları bölüm sorumluları tarafından, hasar görmeyecek ve kolayca ayırt edilebilecek şekilde saklanır. Arşive gönderilen kayıtlar da aynı şekilde saklanır.

Kalite kayıtlarının arşivde saklama süreleri dolduğunda, tekrar kullanılmayacak şekilde imha edilmeleri gerekir. Bu işlem kalite yönetim temsilcisi bilgisi dahilinde yapılır.

Bilgisayar ortamında tutulan kayıtlar da ayrıca sınıflandırılır. Bu kayıtlar Bilgi İşlem tarafından yürütülen yedekleme prosedürü ile kontrol altına alınır.

ISO 9001:2015 Kayıtların Kontrolü Prosedürü’nün nasıl hazırlanacağı ve nasıl kullanılacağı konularında bilgi almak için, firmamız TÜRCERT Teknik Kontrol ve Belgelendirme şirketi yöneticilerine müracaat edebilirsiniz.

 

 

ISO 9001 Kayıtların Kontrolü Prosedürü Sayfasının form çıktısı olarak aşağıdaki word belgesine bakabilirsiniz.
ISO 9001 Kayıtların Kontrolü Prosedürü